Organiser une assemblée générale de copropriété en visioconférence : comment faire ?

🤝Organiser une assemblée générale de copropriété en visioconférence

Une alternative moderne, efficace et réglementairement encadrée

Comprendre le cadre légal d’une AG à distance

Depuis l’entrée en vigueur de la loi ÉLAN, les assemblées générales de copropriété peuvent se tenir en visioconférence, à condition que le principe ait été voté préalablement ou intégré au règlement de copropriété.

Cette modalité, autrefois exceptionnelle, s’est généralisée après la crise sanitaire et reste aujourd’hui une solution pratique, à condition de respecter les règles formelles prévues par la loi du 10 juillet 1965.

Préparer efficacement votre assemblée générale en visio

La préparation reste similaire à celle d’une AG en présentiel. Le syndic élabore l’ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical et le communique aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date prévue.

Chaque copropriétaire peut proposer l’ajout d’un point, dans les délais réglementaires. L’objectif est de garantir une transparence totale et de permettre à chacun de s’impliquer activement.

Identifier un animateur et organiser les rôles

Pour que la réunion se déroule sans accroc, il est essentiel de désigner une personne en charge de l’animer. Généralement, ce rôle est assuré par le syndic, mais le président du conseil syndical peut aussi intervenir s’il maîtrise les sujets à l’ordre du jour.

Il est également recommandé de répartir les rôles annexes : assistance technique, diffusion de documents, vérification des connexions ou supervision du vote en ligne.

Choisir les bons outils numériques

Le choix de la plateforme de visioconférence est stratégique. L’outil retenu doit permettre une identification fiable des participants, une diffusion en direct continue (audio et vidéo), et offrir une solution claire pour organiser les votes.

Des logiciels généralistes comme Zoom ou Teams peuvent convenir, mais certaines plateformes conçues spécifiquement pour les copropriétés facilitent encore davantage le déroulement d’une AG en ligne.

Réaliser des tests avant le jour J

Pour garantir une réunion fluide, une répétition technique est fortement recommandée, notamment pour une première expérience en visioconférence. Tester la plateforme, vérifier la stabilité des connexions, s’assurer que les participants comprennent comment voter ou intervenir permet d’éviter les blocages.

Un guide d’utilisation ou une ligne d’assistance peut être utile pour accompagner les participants.

Communiquer les modalités de connexion aux copropriétaires

L’envoi de l’invitation est une étape clé. Ce message doit inclure toutes les informations nécessaires à la connexion : lien sécurisé, identifiants éventuels, recommandations techniques, rappel de l’ordre du jour et des documents préparatoires.

Cette invitation peut être intégrée à la convocation officielle ou envoyée séparément.

Organiser les votes en conformité avec la loi

La visioconférence ne modifie pas les règles de majorité applicables aux décisions. Qu’il s’agisse d’une majorité simple, absolue ou de l’unanimité, les conditions de vote doivent être rigoureusement respectées.

Le système utilisé doit garantir la traçabilité des suffrages et la capacité à identifier clairement chaque votant. En cas de coupure ou de difficulté technique, ces éléments doivent être mentionnés dans le procès-verbal.

Rédiger le procès-verbal et la feuille de présence

Comme pour toute AG, deux documents sont incontournables : la feuille de présence, précisant les noms, adresses et quotes-parts des copropriétaires présents ou représentés, et le procès-verbal, rédigé pendant la séance, qui consigne l’ensemble des décisions prises, les résultats des votes, les observations éventuelles, et les incidents techniques s’il y en a eu.

Ne pas négliger l’aspect humain de la réunion

Bien que tenue à distance, une assemblée générale reste un moment de vie collective. Il est important de maintenir une atmosphère d’échange et de respect mutuel. Prendre quelques minutes pour accueillir les participants, donner la parole aux copropriétaires ou proposer un court moment de questions libres contribue à renforcer la cohésion au sein de l’immeuble.

Envoyer le compte-rendu dans les délais

Une fois la réunion terminée, le syndic doit transmettre le procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires dans un délai d’un mois. Ce document fait foi des décisions prises et déclenche leur application. Il peut être transmis sous format papier ou numérique selon les modalités choisies par la copropriété.

Pourquoi adopter la visioconférence pour vos AG ?

Organiser une assemblée générale à distance présente de nombreux avantages. Elle permet un véritable gain de temps pour les participants, notamment ceux qui ne résident pas sur place ou ont un emploi du temps contraint.

Elle offre aussi une solution plus écologique en limitant les déplacements. Enfin, elle peut renforcer la participation en facilitant l’accès à la réunion, tout en s’adaptant aux usages numériques actuels.

Ce qu’il faut retenir

L’assemblée générale en visioconférence est aujourd’hui une modalité tout à fait légale et fonctionnelle, qui exige une bonne organisation mais apporte de la souplesse dans la gestion de la copropriété.

À condition de respecter les étapes clés et d’anticiper les aspects techniques, elle peut s’avérer aussi efficace qu’une réunion en présentiel, tout en répondant aux nouveaux enjeux de mobilité, d’accessibilité et de durabilité.